Informativa privacy

Informativa ai Business Partner ex art. 13 del Regolamento UE 2016/679

 

 

VAR ONE NORD EST SRL (di seguito “la Società”), società del gruppo VAR GROUP, con sede legale in Via Marsure 11 , 33170 Pordenone Pn , P. IVA n. 01381510930, informa che i dati personali saranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa dettata dal Regolamento UE.
I trattamenti di dati personali relativi a persone giuridiche non rientrano nell’ambito di applicazione della disciplina di tutela dei dati personali apprestata dal Regolamento UE 2016/679. Ai fini di chiarezza e trasparenza nei confronti dei propri Business Partner (Clienti e Fornitori), la Società rende la presente informativa anche ai soggetti persone giuridiche, descrivendo le modalità e le finalità di tutti i trattamenti che la medesima svolge o ha facoltà di svolgere sui dati personali dei soggetti interessati come appresso definiti.
La Società agisce in qualità di “Titolare del Trattamento”; è Titolare del Trattamento chi tratta i dati personali, stabilendo le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali medesimi.
In concreto il trattamento dei dati personali dei “soggetti interessati” potrà essere effettuato da soggetti appositamente autorizzati dalla Società a compiere operazioni di trattamento.
La presente informativa riguarda i “soggetti interessati”, per tali intendendosi le persone fisiche a cui i dati personali si riferiscono, ovvero tutti quei soggetti che operano in nome e per conto della persona giuridica Business Partner della Società ed i cui dati personali vengono trattati dalla medesima.

• Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

La raccolta e il trattamento dei dati personali da parte della Società avviene al sol fine di provvedere, in modo adeguato, agli adempimenti connessi all’espletamento dell’attività economica ed in particolare per:

1. 1. 1. l’esecuzione di attività pre-contrattuali e l’acquisizione di informazioni preliminari ai fini della stipula del contratto;
      2. la gestione del rapporto contrattuale e di tutte le attività di tipo amministrativo, operativo, gestionale e contabile relative al contratto (a titolo esemplificativo: amministrazione, contabilità, gestione contratti, servizi fatturazione/pagamenti, gestione ordini, controlli sull’affidabilità dei Fornitori);
      3. la gestione dei rapporti intercorrenti fra il Business Partner e la Società (a titolo esemplificativo, la gestione del contenzioso, ovvero dei crediti derivanti da un contratto e/o atti collaterali, factoring).
      4. la gestione del contenzioso, inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, arbitrati, controversie giudiziarie;
      5. l’adempimento degli obblighi previsti da Leggi, Regolamenti, Normative Comunitarie e disposizioni impartite da Autorità.

In relazione alle suddette finalità, il trattamento è svolto in forza dell’adempimento degli obblighi contrattuali/pre-contrattuali e agli obblighi legali connessi al rapporto instaurato con la Società; di conseguenza non è necessario il consenso al trattamento. Si precisa, altresì, che i dati personali raccolti potrebbero essere utilizzati per le finalità di marketing e promozione commerciale in ragione e nei limiti di quanto consentito dall’art. 130 comma 4 del Codice della Privacy, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, con riguardo al c.d. “soft spam”; pertanto, senza che occorra acquisire il previo consenso dei soggetti interessati, la Società potrà utilizzare le coordinate di posta elettronica fornite nel contesto di una vendita pregressa ai fini di vendita diretta di ulteriori prodotti o servizi, sempre che si tratti di prodotti e servizi analoghi a quelli oggetto della vendita pregressa. Si precisa che i soggetti interessati potranno opporsi, in ogni momento, al suddetto trattamento scrivendo all’indirizzo e-mail della Società, come individuato al punto 5 della presente informativa.

• Natura del conferimento dei dati personali

Il conferimento di dati personali è obbligatorio per quei dati personali in relazione ai quali vi sia un obbligo di legge o contrattuale al conferimento medesimo; del pari è obbligatorio il conferimento dei dati personali necessari agli adempimenti precontrattuali. L’eventuale rifiuto a conferire tali dati personali “obbligatori” potrebbe comportare la mancata esecuzione contrattuale. L’eventuale rifiuto a fornire dati personali strettamente funzionali all’esecuzione dei rapporti contrattuali, ma per i quali non vi sia un obbligo al conferimento, non comporterà in linea di principio alcuna conseguenza, se non l’eventuale impossibilità di dare seguito alle operazioni connesse a tali dati personali o l’impossibilità di instaurare nuovi rapporti.

• Modalità di trattamento e tempo di conservazione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato in modo lecito e secondo correttezza e comunque in conformità alla normativa suindicata, mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza dei dati personali; il trattamento dei dati personali sarà prevalentemente effettuato attraverso strumenti informatici al fine di memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi.
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato, in via principale, dal personale aziendale appositamente autorizzato ed istruito dalla Società in merito al compimento di operazioni di trattamento.
Con riferimento agli ulteriori soggetti che potrebbero trattare i dati personali dei soggetti interessati, si rimanda al punto 4 della presente informativa.
La conservazione dei dati personali avverrà in una forma che consenta l’identificazione dei soggetti interessati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al perseguimento delle finalità per cui i dati medesimi sono raccolti e trattati.
In particolare, in relazione alla gestione del rapporto contrattuale, i dati personali saranno conservati per i tempi definiti dalla normativa di riferimento nonché, alla cessazione del rapporto contrattuale, per il termine decennale per la conservazione dei soli dati di natura civilistica.
In relazione al compimento di operazione di trattamento connesse al c.d. “soft spam”, i dati personali raccolti saranno conservati per il tempo strettamente necessario per la gestione delle finalità sopra indicate secondo criteri improntati al rispetto delle norme vigenti ed alla correttezza nonché al bilanciamento fra legittimo interesse della Società e i diritti e le libertà dei soggetti interessati. Conseguentemente, in assenza di norme specifiche che prevedano tempi di conservazioni differenti, la Società avrà cura di utilizzare i dati personali per le suddette finalità di marketing e promozione commerciale per un tempo congruo rispetto all’interesse manifestato dai soggetti interessati verso i prodotti e i servizi della Società medesima.
In ogni caso la Società adotterà ogni cura per evitare un utilizzo dei dati personali a tempo indeterminato, procedendo con cadenza periodica a verificare in modo idoneo l’effettivo permanere dell’interesse a far svolgere il trattamento per finalità di marketing e promozione commerciale.

• Destinatari dei dati personali

1. In relazione ai dati personali dei soggetti interessati, la Società potrà effettuare le comunicazioni derivanti da un obbligo di legge, di regolamento o di normativa comunitaria. Per le sole finalità dichiarate nella presente informativa, i dati personali potranno essere comunicati, senza che sia necessario il consenso espresso dei soggetti interessati, a Var Group S.p.A in considerazione del controllo di Var One Nord Est da parte di Var Group S.p.A.
2. La comunicazione, anche mediante la semplice consultazione o messa a disposizione dei dati personali dei soggetti interessati, può intervenire anche nei confronti dei seguenti soggetti:
   1. 1. enti, organi di vigilanza, autorità o istituzioni pubbliche;
      2. persone fisiche o giuridiche che forniscono specifici servizi, quali l’elaborazione dati, sondaggi del grado di soddisfazione Clientela, consulenti amministrativi, tributari e/o contabili, organizzazione di fiere ed eventi di comunicazione;
      3. intermediari commerciali, banche ed istituti di credito, società di consulenza legale, società di intermediazione finanziaria, persone fisiche o giuridiche preposte al recupero del credito, revisione e/o certificazione di bilanci e dei sistemi di qualità, collaboratori autonomi della Società, agenti e segnalatori, assicuratori e broker.
      4. persone fisiche e/o giuridiche che richiedono referenze/dati ai fini della partecipazione ad appalti pubblici, ovvero nell’ambito dell’esecuzione di contratti di fornitura verso la Clientela da parte della Società.

I soggetti di cui al punto a), c) e d) operano in qualità di autonomi Titolari del trattamento.
I soggetti di cui al punto b) operano in qualità di Responsabili del trattamento, appositamente nominati.
In ogni caso ai soggetti citati si trasferiscono i soli dati personali necessari e pertinenti rispetto alle finalità dichiarate nella presente informativa.
L’elenco di tali soggetti terzi sarà costantemente aggiornato e accessibile da parte dei soggetti interessati previa richiesta alla Società, inviando una e-mail al seguente indirizzo: amministrazione@var-one-nordest.it
Ove si renda necessario per l’esecuzione dei rapporti contrattuali, i dati personali potranno essere trasferiti verso Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea (UE) o allo Spazio Economico Europeo (SEE) sulla base dell’esistenza di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea ovvero in base all’adozione di clausole contrattuali modello, debitamente adottate, o di norme vincolanti d’impresa specificamente autorizzate.
I dati personali non saranno diffusi e dunque non saranno divulgati al pubblico o a un numero indefinito di soggetti.

• Diritti dell’Interessato ex artt. 15, 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento UE

Ciascun soggetto interessato può esercitare i diritti di accesso ai dati personali previsti dall’art. 15 del Regolamento UE e i diritti previsti dagli artt. 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento medesimo riguardo alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati personali, ove applicabile e all’opposizione al trattamento dei dati personali. I diritti potranno essere esercitati scrivendo al seguente indirizzo: amministrazione@var-one-nordest.it Ove la Società non fornisca riscontro alla richiesta proveniente da ciascun soggetto interessato nei tempi previsti dalla normativa o la risposta all’esercizio dei diritti non risulti idonea, il soggetto interessato medesimo potrà proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Di seguito le coordinate:
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Piazza Venezia n. 11 – 00186 Roma
Fax: (+39) 06.69677.3785
Centralino telefonico: (+39) 06.69677.1
E-mail: garante@gpdp.it

 

• Responsabile della protezione dei dati personali

1. Si precisa che SeSa S.p.A., società che svolge la funzione di holding nel gruppo imprenditoriale SeSa S.p.A. a cui Var One Nord Est appartiene in considerazione del controllo da parte di Var Group S.p.A., ha provveduto a nominare il Responsabile della Protezione dei Dati Personali. Il Responsabile della Protezione dei Dati Personali vigila sul rispetto delle normative in materia di trattamento dei dati personali e fornisce la necessaria consulenza. Inoltre, ove necessario, coopera con l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

 

1. Di seguito l’indicazione dei dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati Personali:

Var 4 Advisory S.p.A.
E-mail: dpo@sesa.it